Retrospektif Toplantısı Nedir? (Scrum’da Amaç, Çıktılar ve Akış)

Retrospektif Toplantısı Nedir? (Scrum’da Amaç ve Akış)

Sprint bittiğinde ekiplerin çoğu refleks olarak “ne teslim ettik?” diye konuşur. Oysa Scrum’daki Retrospektif’in asıl sorusu başka bir yerdedir: “Biz bu Sprint’i nasıl yaşadık ve bir sonraki Sprint’te nasıl daha iyi çalışacağız?”

Retrospektif, ürünün kendisini değil, ürünü üretme biçimini masaya yatırır. İletişim, iş birliği, planlama, kalite, iş akışı, bağımlılıklar, gereksiz sürtünmeler… Kısacası takımın her gün maruz kaldığı gerçek dünya konuşulur. Hedef de çok net olmalı: uzun uzun konuşup rahatlamak değil, bir sonraki Sprint’te denenecek somut bir iyileştirmeyi seçmek.

Bu toplantı iyi çalıştığında ekip daha az yorulur, daha az sürpriz yaşar ve daha stabil bir hız yakalar. Kötü çalıştığında ise “şikâyet toplantısı”na dönüşür, kimse aksiyon almaz ve herkes aynı sorunları bir sonraki Sprint’te tekrar yaşar.

Retrospektifin amacı: Takımı geliştirmek

Retrospektif’in en sağlıklı amacı, takımın çalışma biçimini adım adım geliştirmektir. Buradaki “geliştirmek” kelimesini büyütmeye gerek yok. Bazen küçük bir alışkanlığın değişmesi büyük etki yaratır. Önemli olan, her retrospektiften bir şey “çıkması”dır.

Pratik hedef şudur: her retrospektifte 1–2 iyileştirme aksiyonu seçilir ve bu aksiyonlar gerçekten uygulanır. Daha fazlası çoğu zaman iyi niyet olur ama hayata geçmez. Birçok ekip “madem buradayız, her şeyi konuşalım” diye başlar; sonra da hiçbir şeye dokunamadan çıkar. Retrospektifin gücü, odaktan gelir.

Retrospektiften beklenen çıktı nedir?

Retrospektifin çıktısı bir “duvar dolusu not” değildir. O notlar sadece ham malzemedir. Asıl çıktı; takip edilebilir, sahiplenilmiş ve ölçülebilir iyileştirmelerdir.

Aksiyon seçmek kadar, o aksiyonu bir sonraki Sprint’te gerçekten denemek de işin parçasıdır. Retrospektif “karar alıp unutma” toplantısı değildir. Bir sonraki retroda “geçen sefer seçtiğimiz aksiyon ne oldu?” sorusuna cevap vermiyorsanız, retro bir ritüele dönüşmüştür.

• Ne yapılacağı tek cümlede anlaşılır.
• Bir sahibi vardır. “Hepimiz yapalım” genelde kimsenin yapmaması demektir.
• Ne zaman deneneceği bellidir.
• Başardık mı başaramadık mı anlaşılır.
• Görünürdür. Sprint Backlog’a girer, bir kart olarak takip edilir.

Süre ne olmalı?

Önemli olan süreyi uzatmak değil, doğru akışı kurmaktır. Retrospektifin amacı uzun tartışmalar yapmak değildir. Hızlıca fotoğraf çekmek, anlam çıkarmak ve karar almaktır.

Eğer ekip aynı konuları tekrar tekrar dönüyorsa, genelde iki problem vardır: ya kök neden konuşulmuyordur ya da aksiyonlar yeterince gerçekçi değildir.

• Scrum Guide: Sprint süresinin en fazla %10’u
• Pratikte iyi aralık: 15–60 dakika

Kısa ve etkili bir retrospektif akışı

Birçok format var ama iyi çalışan retrospektiflerin ortak bir omurgası bulunur. Aşağıdaki akış, hem kısa retroda hem de daha derin retroda iş görür.

Önce ortamı kurun. Sprint’in bağlamını iki dakika hatırlatmak, ekibi aynı sayfaya getirir. Sprint hedefi neydi, neler planlanmıştı, hangi beklenmedik şeyler oldu? İnsanlar aynı Sprint’i farklı yaşamış olabilir.

Sonra veri toplayın. “İyi gidenler” ve “zorlayanlar”ı görmek şart. Mümkünse birkaç gerçek veriyi de masaya koyun: yarım kalan işler, acil işler yüzünden bozulan planlar, testte yakalanmayan hatalar, beklemeler, bağımlılıklar.

Ardından içgörü üretin. “Neden böyle oldu?” sorusu burada kritik. İyi bir retro, kişileri değil sistemi konuşur.

Sonra karar verin. 1–2 aksiyon seçin. Sahip atayın. “Ne zaman?”ı söyleyin. Başarıyı nasıl anlayacağınızı konuşun. Aksiyonları görünür hale getirin.

En sonda kısa bir kapanış yapın. “Bu Sprint’ten şunu öğrendik, bir sonraki Sprint’te şunu deneyeceğiz.” Bu küçük kapanış, taahhüt duygusunu güçlendirir.

Scrum Master’ın rolü: süreci tutmak, çözümü dayatmamak

Scrum Master’ın yapmaması gereken şey de önemlidir: çözümü dikte etmek. “Böyle yapacaksınız” demek kısa vadede hızlı görünür ama uzun vadede takımı pasifleştirir.

• Herkesin güvenli şekilde konuşabildiği bir ortam oluşturur.
• Konuşmayı dağılmadan ilerletir.
• Kişilere değil sistemlere bakan bir dille konuyu çerçeveler.
• Ekibi “şikâyetten aksiyona” taşır.
• Aksiyonların takip edilmesini sağlar.

Psikolojik güvenlik yoksa retro çalışmaz

Retrospektif’te gerçek problemler genelde rahatsız edicidir. İnsanlar “konuşursam başıma iş gelir mi?” diye düşünüyorsa, herkes yüzeyde kalır. Sonuç: hiçbir şey değişmez.

Bu yüzden retrospektifin ilk şartı psikolojik güvenliktir. Suçlu aramayan bir dil kullanmak, “burada amacımız öğrenmek” diye çerçevelemek ve sessiz kalanları zorlamadan dahil etmek kaliteyi belirler.

Güven yokken “hadi çok derine inelim” diye zorlamak ters tepebilir. Önce güveni büyütmek, sonra derinleşmek daha sağlıklıdır.

Sık yapılan hatalar

“Daha iyi iletişim” gibi muğlak cümleler aksiyon değildir. Somutlaştırmak şarttır.

• Retro’nun status toplantısına dönüşmesi
• Aksiyonsuz bitirmek
• Çok fazla aksiyon seçmek
• Sahip atamamak
• Muğlak aksiyonlar

Son söz

Retrospektif, Scrum’ın en güçlü öğrenme mekanizmalarından biridir. Takımın “aynı yerde takılıp kalmasını” engeller.

Ama sadece iyi niyetle değil, doğru disiplinle çalışır: net amaç, kısa ve iyi akış, somut aksiyon, görünür takip.

Takım retrospektiften her seferinde küçük bir iyileştirmeyle çıkabiliyorsa, birkaç ay içinde bambaşka bir çalışma düzeni oluşur. Büyük dönüşümler çoğu zaman böyle başlar: küçük, gerçek ve düzenli adımlarla.